Einladungen verwalten
Offene und abgelaufene Einladungen im Blick behalten, Einladungs-Mails senden oder erneut senden, Einladungen zurückziehen.
Wer sieht das? Vereins-Admins
Zum Ändern brauchst du die Zwei-Faktor-Anmeldung (siehe Zwei-Faktor-Anmeldung).
Die Einladungsliste sehen nur Vereins-Admins. Trainer:innen können weiterhin einzeln einladen, aber keine Einladungen erneut senden oder zurückziehen.
Nicht jede Einladung wird gleich angenommen: Die Mail landet im Spam, der Link läuft nach 7 Tagen ab oder du hast beim CSV-Import bewusst noch keine Mails verschickt. Unter „Einladungen“ siehst du alle Einladungen, die noch nicht angenommen wurden, und schickst sie mit einem Klick (erneut) raus.
So kommst du hin
Öffne „Mitglieder“ und klick oben rechts auf „Offene Einladungen →“. Vom CSV-Import aus führt dich der Link „Einladungen“ direkt hierher.
Was du in der Liste siehst
Pro Einladung stehen Name (falls beim Einladen angegeben) und E-Mail-Adresse, die Rolle und zwei Angaben zum Stand:
- „offen“ — der Link ist noch gültig („gültig bis …“).
- „abgelaufen“ — die 7 Tage sind um („abgelaufen am …“). Das Mitglied kann sich mit dem alten Link nicht mehr registrieren.
- „zuletzt gesendet …“ bzw. „noch nicht gesendet“ — ob und wann die Einladungs-Mail rausging. „Noch nicht gesendet“ siehst du nach einem Import ohne E-Mail oder wenn der Versand fehlgeschlagen ist.
- „Konto vorhanden“ — unter der Adresse gibt es inzwischen schon ein Konto in eurem Verein. Senden ist dann nicht nötig; zieh die Einladung einfach zurück.
Angenommene Einladungen verschwinden aus der Liste — die Person findest du dann unter „Mitglieder“.
So geht's
„Senden“ oder „Erneut senden“
Klick bei der Einladung auf „Senden“ (noch nie verschickt) bzw. „Erneut senden“. ClubFlow erzeugt einen neuen Link, der wieder 7 Tage gilt, und schickt die Mail „Einladung zu … auf ClubFlow“. Das funktioniert auch bei abgelaufenen Einladungen. Der alte Link ist danach ungültig.
„Zurückziehen“
Hast du dich bei der Adresse vertan oder soll die Person doch nicht dazukommen, klick auf „Zurückziehen“ und bestätige im Dialog. Die Einladung wird gelöscht, der Link in der Mail funktioniert nicht mehr.
Wenn der Versand fehlschlägt
Klappt der E-Mail-Versand nicht, erscheint „Einladung erneuert, aber E-Mail-Versand fehlgeschlagen.“ mit dem Button „Link kopieren“. Kopier den neuen Link und schick ihn dem Mitglied auf anderem Weg, zum Beispiel per Messenger.
Auf dem Handy stehen die Buttons unter jeder Einladung:
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